Elektronik imza diğer bir adıyla sayısal imzadır. Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir. E-imza, elektronik ortamlarda imza yerine kullanılabilen kimlik doğrulama sistemidir. Elektronik imza yasal bir doğrulama sistemi olarak kullanılmaktadır.
Elektronik imza sayesinde imzalanmış verinin, kimin tarafından imzalandığı ve güvenirliliği kontrol edilmiş olunur. Elektronik imza ile, iletilen bilginin içeriğinin bozulmadığını, bilgi taraflarının kimlikleri doğrulanmak suretiyle iletildiğini garanti eder. Elektronik imza çok genel bir ifadedir. E-imza kişilerin elle atmış oldukları imzalarını, tarayıcıdan geçirilmiş haliyle kişilerin sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası, parmak izi ya da ses gibi biyoloji özelliklerin kaydedilerek kullanıldığı elektronik imza sistemidir.
Elektronik imzalar biyometrik önlemleri içeren, elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu kanıtlayan sayısal imzaları içermektedir. Sayısal imza, imzalanan metine göre farklılık göstermektedir. Kişilerin elle atılan imzada olduğu gibi tek bir imzası yoktur, bunun yerine imzalama da kullanılan anahtarları vardır. Sayısal imza, içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunmasıyla elde edilmektedir.
Elektronik İmzanın Kazandırdığı Avantajlar
Elektronik İmza, kimlik doğrulama ( Authentication), Veri Bütünlüğü ( Integrty), İnkar edememe (Non-repudiation) olmak üzere önemli özellikleri vardır. Kimlik doğrulama işlemi genel bir ifadeyle el sıkışma (hand – shake) işlemidir. Bir kişi ya da müşteri, firma kimliğinin onaylanmalıdır. Bilgiyi imzalayasın yetkinliğini, işleme kimlerin katıldığının bir başkası tarafından bilginin değişikliğe uğramadığını garanti eder.
Veri Bütünlüğü ise, Elektronik imza bilginin doğruluğunu onaylar. Okunan mesajın değiştirilmediğini veya kasıtlı olarak işlem yapmadığını belirtir. Elektronik imzanın sağladığı özelliklerden birisi de imzalayan tarafa kimliğini kanıtlama şansı vermesidir. Bu durum, Elektronik imzanın, İnkar edememe özelliğini on plana çıkarır. Ayrıca bu özellikle, daha sonra işleme kimlerin katıldığını ispatı verir. Yazılı bir belgede ki, imzanın bağlayıcılığına benzer olarak bilginin inkarının yapılamaması, İnkar edememe özelliğini tanımlamaktadır.
Ülkemizin önde gelen e-imza sağlayıcısı EDM Bilişim, E-İmza ile siparişler, onaylar, sözleşmeler, bordrolar, devlet işlemleri başta olmak üzere onlarca alanda işlerin kat kat hızlı ve güvenli gerçekleşmesi için java bağımsız ve yerinde teslim kurulum avantajıyla pazarın en çok imza dağıtan kurumu olarak bilinmektedir.
Elektronik İmza İçeriği
Elektronik imza kişilerin elle atılmış olan imzalarının tarayıcıdan geçirilmiş haliyle, sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası ve ses gibi biyometrik önlemleri içeren, elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan elektronik imzaları içermektedir. Elektronik imza imzalanan metine farklılık göstermektedir. Elektronik İmza her imzalanan dokümana göre farklılık içermektedir.
Elektronik imza Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika İmza Sağlayıcıları tarafından 1,2 veya 3 yıllık olarak verilebilmektedir. Elektronik İmza süresi bittikten sonra kişiye özel olan nitelikli sertifikanın yenilenmesi gerekmektedir. E-imza yenileme işlemi olan bu işlemle birlikte yeniden Elektronik imza kullanıma hazır hale gelecektir. Diğer bir yeniden Elektronik imza edinme işlemi de , e -imza' nın süresi bittiğinde yeniden alınabilmesidir. Eğer kişi isterse, birden fazla Elektronik İmza edilebilmektedir.
Elektronik İmzayı Oluşturan Bileşenler
Elektronik İmzayı, anahtar ve şifreleyici oluşturmaktadır. Şifreleyici, okunabilir durumdaki bir bilginin kimsenin oluşmayacağı bir bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan araçtır. Bilgi, söz konusu alıcı dışında kimsenin okumayacağı ya da değişiklik yapamayacağı şekilde şifrelenir. Şifreleme ve şifreyi çözme, verinin okunabilir biçiminden şifreli biçimine geçişini yapabilmesi için bir algoritmaya ve anahtara ihtiyaç duyar.
Anahtar elektronik imzanın ya da şifreli mesajın oluşabilmesi için düz yazıya eklenmiş basit bir sayıdır. Simetrik anahtar algoritmalarında, şifreleme ve şifre çözme için aynı anahtar kullanılır. Asimetrik anahtar algoritmalarında ise açık anahtar sadece mesajı şifrelerken gizli anahtar da mesajın şifresini çözmek için kullanılır. Elektronik imzalar, güvenli ve hızlı iletimle içerik korumasını garanti etmektedir.
E-İmza Muhasebe Nerede Kullanılır?
E-İmza bilindiği üzere yalnızca şahıslara verilen bir üründür. Şahıslar Elektronik imza ile elektronik ortamda gerçekleşecek olan başvurular ve doğrulama işlemleri için bu ürünü kullanmaktadırlar. E-İmza ile gerçek usulde faaliyetlerini gösteren işletmeler E-Fatura, E-Defter gibi E-Dönüşüm uygulamalarının başvurularını yapabilmektedirler. Elektronik imza ile muhasebe içindeki ve muhasebe dışında ihtiva eden ve elektronik olarak başvuruları gerçekleşmesi gereken bütün mecralarda her geçen gün kullanımı artan elektronik bir üründür.
E-İmza ile mükellefler E-Fatura portalına giriş yaparak E-Faturalarını oluşturmaktadırlar. E-İmza ile mükellefler E-Defter beratlarının gönderimlerini sağlayabilirler. Gelir idaresi başkanlığının portallarını kullanan mükellefler için her fatura kesimi zamanı veya her defter gönderim zamanlarında E-İmza kullanımı gerekmektedir. Fakat EDM bilişim gibi özel entegrasyon firmalarının tercih edilmesi sonucunda E-İmza yalnızca sisteme giriş yaparken tek sefer kullanılmakta ve sonrasında EDM aldığı yetkiyle kendi mali mührünü kullanılmaktadır.